Личные данные в заметках и отчётах: что записывать, а что не нужно

команда rieltor-AI2 октября 2026

Чем больше личных данных вы храните и пересылаете, тем больше вы за них отвечаете, а полезного для работы они приносят немного. Ниже, что записывать в заметки о клиенте, что не передавать собственнику и что не вставлять в запрос к ИИ.

Что записывать в заметки о клиенте

Задачу. Продать, купить, сдать, снять: что человеку нужно и к какому сроку он сам стремится.
Этап и договорённости. Что обсудили, что обещали друг другу, когда следующий контакт.
Предпочтения. Район, этаж, бюджет в рамках задачи, возражения.
Следующий шаг. Действие с датой.

Что лучше не записывать

Паспортные данные и номера документовДля рабочих заметок они не нужны, документы храните там, где положено.
Сведения о здоровье и семье без необходимостиЗаписывайте только то, что нужно для задачи и что человек сам сказал.
Финансовые подробности сверх задачиДостаточно рамки бюджета, а не банковских реквизитов и подробностей доходов.
Оценки человекаНе пишите «скандальный» или «жадный»: заметка может попасть не в те руки, а запись о поведении лучше заменить описанием ситуации.

Что не передавать собственнику в отчёте

Собственнику нужны ход работы и обратная связь, а не личности покупателей. Достаточно короткой цитаты с датой, например «дорого для этого этажа», без имён, телефонов и других данных. Перед отправкой прочитайте текст отчёта целиком.

Что не вставлять в запрос к ИИ

Описывайте ситуацию без имён, телефонов и точных адресов: помощнику достаточно сути вопроса. Если нужно разобрать реальный разговор, замените персональные данные обозначениями.

Реалистичные ожидания

Статья — не юридическая консультация: требования к персональным данным зависят от ситуации, уточняйте их у специалиста.
Ни один сервис не заменяет вашу внимательность: проверяйте текст перед отправкой.
Минимум данных безопаснее, чем максимум, который «может пригодиться».

Рабочие заметки и следующие шаги удобно вести в «Моих клиентах и объектах», а отчёты собственнику собирать в «Отчётах собственнику». О ведении базы читайте в статье «Как вести базу клиентов риэлтору», а о вопросах к помощнику в статье «ИИ-помощник риэлтора: что спросить».

Вопросы и ответы

Какие данные клиента нужны для работы?

Задача, этап, договорённости, предпочтения и следующий шаг с датой. Документы и реквизиты храните отдельно и только там, где это необходимо.

Можно ли в отчёте собственнику называть покупателей по именам?

Для работы это не нужно. Достаточно цитаты и даты показа без имён и телефонов.

Можно ли вставлять в запрос к ИИ реальные имена и адреса?

Лучше нет. Опишите ситуацию без имён, телефонов и точных адресов: для совета достаточно сути.

Ведите заметки без лишнего

Храните задачу, этап и следующий шаг по каждому клиенту.

Мои клиенты и объекты